Wo Ihre Daten liegen und wer sie sehen kann

Diese Seite ist für die Person geschrieben, die die Entscheidung in der Eigentümerversammlung vertreten muss. Sie beschreibt Datenhaltung, Verantwortlichkeiten und die Unterlagen, die vor dem Echtbetrieb feststehen.

Ihre Anlage bekommt eine eigene Datenbank

Estate Base Cloud ist keine gemeinsame Plattform, in der jede Anlage eine Zeile derselben Tabelle ist. Jede Gemeinschaft bekommt eine eigene Datenbank unter eigener Adresse. Datenschutzrechtlich ist die Gemeinschaft die Verantwortliche und wir sind Auftragsverarbeiter nach ihren Weisungen.

Zahlungen auf dem Konto der Gemeinschaft

Beiträge gehen auf das Konto der Gemeinschaft. Die Software dokumentiert Forderungen und zugeordnete Zahlungen. Der Bankimport selbst veranlasst keine Überweisung; unterstützte Zahlungs- und Bankverfahren werden vor der Einrichtung bestätigt.

Nachweise und Zugriffsrechte

Dokumente werden anhand der Berechtigung zur jeweiligen Einheit freigegeben. Festgeschriebene Jahresabrechnungen bleiben als eigene Version erhalten; spätere Änderungen ersetzen den ursprünglichen Nachweis nicht.

Mieter sehen weniger als Eigentümer

Ein Mieter darf Mängel melden und Aushänge sehen. Abrechnungen anderer Einheiten, Anteile und Beschlussvorlagen sieht er nicht. Die Rechte hängen an der Beziehung zur Einheit, nicht an der Person.

Versammlungen nachvollziehbar dokumentieren

Ein abgeschlossenes Protokoll bleibt unverändert erhalten. Stimmen, verwendete Mehrheit und dokumentierte Einladungsnachweise gehören zum Nachweis. Rechtliche Wirksamkeit muss anhand der anwendbaren Regeln geprüft werden.

Was vor dem Start schriftlich feststeht

Betriebsort, Auftragsverarbeitung, Datenübernahme, Backup und Wiederherstellung, Supportweg sowie Rückgabe und Löschung der Daten werden vor dem Start im Angebot und in den Vertragsunterlagen festgehalten. Ohne diese Vereinbarungen geht keine Umgebung in den Echtbetrieb.

Datenrückgabe vereinbaren

Formate, Umfang und Ablauf der Datenrückgabe sowie Aufbewahrung und Löschung werden in den Vertragsunterlagen festgehalten. Fragen Sie vor dem Start nach einem Beispiel für die benötigten Exporte.

Stand 30. August 2026. Fragen: hello@estatebasecloud.com